La mia review settimanale su Notion: processo e template
La review settimanale è una delle abitudini più importanti alla base del mio sistema di organizzazione. È un momento in cui ho l’opportunità di: (1) chiedermi com’è andata e come posso proseguire nella direzione in cui voglio muovermi e (2) pianificare di conseguenza cosa fare.
In giro ci sono miriadi di approcci diversi su come vada fatta e lo stesso mio processo si è evoluto nel tempo. La forma che ha oggi è molto semplice in modo da minimizzare l’impegno richiesto (sono pigro) restando comunque utile.
Meglio un sistema semplice che funziona, rispetto a uno complicatissimo e super-avanzato di cui ti stanchi dopo un mese.
Ogni domenica sera apro Notion e:
- faccio una review della settimana uscente
- imposto gli obiettivi della settimana successiva
Review obiettivi settimana scorsa
Nel primo passo guardo indietro alla settimana appena trascorsa.
Un processo di questo tipo è comunemente chiamato retrospective ed è diffuso nell’ambito dello sviluppo software e in particolare delle metodologie agile. Nel team in cui lavoro teniamo una retrospective ogni 2 settimane: ci riuniamo, ognuno di noi scrive cosa è andato bene e cosa ha bisogno di miglioramento, ne discutiamo, e alla fine decidiamo il da farsi.
Questo tipo di retrospettiva, adatto per i team, è più complesso di quanto serva a livello individuale. Però, anche se il processo che seguo personalmente è molto più semplice, l’idea alla base è la stessa: guardare agli ultimi 7 giorni e chiedermi come sono andate le cose e perché.
In soldoni non faccio altro che controllare gli obiettivi che ho raggiunto, confrontarli con quelli che mi ero prefissato, e provare a scrivere qualche conclusione.
Se non sono riuscito a completare quanto avevo pianificato mi chiedo quali siano le ragioni. Per esempio potrebbe essere che:
- non mi sono impegnato abbastanza
- gli obiettivi non erano adeguati
- la pianificazione era troppo ambiziosa
- si sono verificati imprevisti
Anche nel caso in cui io sia riuscito a completare tutto ci potrebbe essere qualcosa da imparare, per esempio la pianificazione potrebbe essere stata troppo poco ambiziosa.
Sempre durante questo passo, inoltre, attribuisco una valutazione generale alla settimana — positivo, meh, negativo — che mi aiuta, guardando la lista delle review, ad avere a colpo d’occhio una visione di alto livello di come vanno le cose nel tempo.
Alla fine dovrei avere un’idea più o meno chiara di cosa è successo e di cosa provare a sistemare per il futuro.
Obiettivi settimana prossima
Come dice il titolo, in questo secondo step pianifico gli obiettivi per la settimana successiva.
Nella pratica rispondo alle due domande che ho inserito nel mio template e che mi servono per suggerirmi la direzione:
- Cosa mi aiuterà a muovermi verso l’indipendenza?
- Cosa mi aiuterà a migliorare (più competente, più produttivo, più felice, etc)?
La prima domanda mi ricorda di pianificare attività che mi facciano muovere verso un mio specifico obiettivo a lungo termine: costruire qualcosa di mio e raggiungere l’indipendenza.
Questa sezione di solito raccoglie obiettivi relativi alla mia app e a Nato Stupido, per esempio: implementare funzionalità X, pubblicare aggiornamento, registrare video, inviare newsletter, etc.
La seconda domanda serve per forzarmi a inserire qualcosa che mi spinga a migliorare in qualche modo affinché la mia esistenza segua una tendenza di evoluzione positiva.
Alcuni esempi di obiettivi che vanno a finire in questa sezione: implementare un esercizio sull’annotation processing, prendere note da Homo Deus, meditare tutta la settimana, sperimentare qualcosa di nuovo, etc.
Dopo di ciò la mia review settimanale si conclude definitivamente quando:
- imposto le to-do list giornaliere con le attività che mi serviranno per raggiungere gli obiettivi appena fissati
- riguardo le voci del mio journal relative ai 7 giorni precedenti
Prendere l’abitudine
Come dicevo all’inizio, ritengo che la review settimanale sia una delle mie abitudini organizzative più importanti. Di conseguenza non posso che consigliare di provare a riservarsi questo spazio abituale in cui riflettere e pianificare.
La routine che ho appena finito di descrivere è già piuttosto snella, però, visto che implementare un nuovo processo non è sempre facile, si può anche pensare di partire con una versione ancora più minimale.
Il minimo assoluto prevede di scegliere solo uno dei due passi. Si potrebbe fare solo la review della settimana appena finita senza pianificare gli obiettivi. Viceversa si potrebbe decidere di limitarsi alla pianificazione e saltare la review.
Il traguardo a lungo termine comunque è quello di arrivare a un processo completo di entrambi i passi e personalizzato sulle proprie necessità.
Chiaramente il sistema che ho descritto, soprattutto con le domande che prevede, è fatto per essere allineato ai miei obiettivi personali. Ognuno deve adattare la review settimanale alle proprie esigenze, per esempio scegliendo domande che lo portano verso i suoi obiettivi.
In ogni caso, per il momento qua c’è il mio template Notion che può essere usato, se non altro, come punto di partenza. Più facile di così…